減少郵件處理時間 您是否花費太多時間處理郵件？ 每天有數十億封郵件發送出來，不難想像光是閱讀和回覆郵件就倍感壓力，甚至沒效率。 圖片來源 當然，郵件在我們日常聯絡不可或缺且多樣化的一部分，從客戶服務到內部協調各方面提供支援。然而，不可否認的是，處理電子郵件整體來說是一項反應性工作，有時會分散我們對重要工作的注意力。 對於行銷人員而言，EDM 行銷自動化軟體讓郵件處理更有效率。 但是，究竟該如何做才能在與客戶以及同事溝通的郵件上更省時呢？ 以下五個小撇步幫助您提高郵件工作效率。 1.設定郵件檢查界線 若您時常由於郵件而分心，別擔心，很多人跟您一樣。 最近一項調查顯示，比起查看社群媒體和處理家事，30%的遠程上班族表示，郵件擾亂工作更為嚴重。 圖片來源 您不知不覺間在郵件上浪費許多時間。請使用以下小撇步設定界線，訓練自律。 關閉通知 您有多少次停下手邊工作，只為回覆一封不是很急的郵件？ 郵件是一項反應性工作。一聽到郵件通知鈴聲「叮」，我們的思路立即被阻斷。關閉通知鈴聲可防止我們分心。 「但是，我知道你一定會問」，「要是錯過重要郵件怎麼辦？」，請繼續往下看 。 間隔一段時間檢查收件匣 請擺脫您必需透過郵件隨時待命的想法。依據 Adobe 電腦軟體公司指出，只有 59% 的工作郵件有實際作用。其他研究報告表示，只有 41% 的同事指望您一小時內回覆郵件，剩下 59% 的同事不介意等待！ 請建立工作流程圖（選用工作流程範本）記錄您的工作流程，幫助您確認何時最適合檢查郵件。請勿在處理重要工作時安排郵件檢查，僅在收到緊急郵件時（需要立即回覆）才中斷您的行程安排。 首要法則是每天安排 3 次郵件檢查：早上、午餐前/後、下班前。 請勿回覆每封郵件 說真的，不是每封郵件都需要回覆。請將廣告推銷、副本郵件、簡短回覆等不重要的郵件歸檔或刪除。謹記，您發送的郵件越多，您收到的郵件就越多。 2. 建立範本 我們發現自己有時重複撰寫相同內容的郵件。與其每次都從頭開始編寫這些郵件，不如建立郵件範本。 企業一直使用範本作為文案工具。對於寫給同事的郵件，您只需輸入一般回覆，存到您的郵件範本。 下例可用來回覆同事請求的範本： [姓名]您好： 感謝您的郵件。[時間/日期] 前完成工作沒問題。 若是急件，敬請告知，我會盡快交件。 [你的名字] 敬上 請妥善命名和分類範本，必要時可更新或刪除。在雜亂無章的眾多範本中搜索，就像從頭開始撰寫郵件一樣耗時。 建立 EDM 行銷範本也可節省大量時間。依據近期 Litmus 報告，郵件設計是 EDM 行銷中最耗時的任務。 圖片來源…
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